Administration en magasin
UTILISATION DU MATÉRIEL INFORMATIQUE, DU COURRIEL ET D'INTERNET
Le matériel informatique, comme les ordinateurs et les iPad, doit être utilisé uniquement pour les activités commerciales de Kotn. Tous les appareils technologiques doivent demeurer sécurisés en magasin en tout temps et ne peuvent pas être sortis de l'établissement sans l'approbation de la direction régionale. Internet ne doit pas servir à la navigation récréative ou à la consultation de comptes personnels.
En tant qu'entreprise omnicanale, Kotn est présente sur de multiples plateformes en dehors de nos points de vente. La clientèle peut communiquer directement avec le magasin en utilisant l'adresse courriel ([ville]@kotn.com) ou par l'entremise des réseaux sociaux; notre équipe de marketing pourrait alors faire le suivi avec le magasin par courriel pour la suite des choses.
Peu importe la nature de la demande, la clientèle doit bénéficier de la même qualité d'expérience par courriel qu'en magasin. Les membres de l'équipe doivent éviter l'utilisation d'expressions familières, de jargon interne ainsi que d'un langage trop décontracté ou inaccessible lors des communications avec le public.
La responsabilité de vérifier fréquemment la boîte courriel du magasin pour traiter les messages en attente incombe à la direction du magasin ou à la personne responsable du plancher. Pour faciliter la communication, chaque courriel doit se terminer par la signature de la personne de l'équipe qui y répond.
MOTS DE PASSE ET CODES DE SÉCURITÉ
Tous les mots de passe et codes de sécurité doivent demeurer confidentiels et propres à chaque membre de l'équipe; ils ne doivent être partagés avec personne au sein de ton équipe. Cela comprend, sans s'y limiter, les mots de passe des comptes courriels, les codes d'accès Shopify, le code du coffre-fort et les codes d'alarme.
Le partage de mots de passe ou de codes de sécurité expose les membres de l'équipe à des mesures disciplinaires. Si tu as connaissance d'un code personnalisé pour l'un des éléments ci-dessus ou pour tout autre élément applicable, il t'incombe d'en informer immédiatement la direction de ton magasin. Le partage de mots de passe et de codes de sécurité entraînera des mesures disciplinaires.
La direction du magasin a la responsabilité de s'assurer que l'ensemble du personnel dispose de mots de passe et de codes de sécurité individuels.
APPAREILS ÉLECTRONIQUES PERSONNELS
Les appareils électroniques personnels, ce qui inclut, sans s'y limiter, les téléphones cellulaires, les tablettes et les ordinateurs portables, ne sont pas autorisés sur le plancher et doivent être rangés en toute sécurité avec tes autres effets personnels, sauf autorisation contraire de ton ou ta responsable de marché.
La direction du magasin a l'autorisation de garder son téléphone cellulaire sur soi en toute sécurité pour les urgences ou pour faciliter les communications avec le siège social.
Kotn décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de bris d'appareils électroniques personnels apportés en magasin.
OPÉRATIONS QUOTIDIENNES
En magasin, Slack sert à communiquer avec la direction du magasin, la direction régionale, la direction principale du commerce de détail ainsi que l'équipe des opérations (logistique, produit, commerce électronique) pendant un quart de travail. Toute demande doit d'abord être adressée à la direction du magasin, qui pourra ensuite relayer la discussion vers les canaux appropriés. La direction du magasin utilisera également l'application Slack pour communiquer avec les autres points de vente et avec la personne responsable du plancher en service, si elle n'occupe pas elle-même cette fonction.
Au début de chaque quart de travail, l'ensemble des membres de l'équipe doit participer à une courte rencontre quotidienne (Daily Standup) avec la direction du magasin ou la personne responsable du plancher en service afin de prendre connaissance des objectifs de la journée et des communications du siège social concernant les nouveaux produits, les priorités de présentation, les promotions ou les notes de service.
Le personnel doit formuler ses demandes par courriel officiel plutôt que par Slack ou d'autres plateformes de clavardage.
PROCÉDURE D'URGENCE
En cas d'urgence, comme un incendie, un tremblement de terre ou un accident, ta sécurité absolue doit être ta priorité première. Si une situation d'urgence cause des blessures graves, compose IMMÉDIATEMENT le 9-1-1 pour alerter les services d'urgence.
Si tu entends une alarme d'incendie ou face à une situation qui exige d'évacuer, dirige-toi rapidement et calmement vers la sortie de secours la plus proche, en invitant toute la clientèle à faire de même. Rappelle-toi que chaque seconde compte : ne retourne pas dans les locaux pour récupérer des effets personnels ou du matériel de travail. Une fois hors du bâtiment, rends-toi vers la zone de rassemblement désignée.
La responsabilité d'aviser les services d'urgence si des personnes se trouvent encore à l'intérieur du bâtiment (incapables ou refusant d'évacuer) incombe au personnel d'encadrement et de gestion. Ce personnel doit également obtenir l'autorisation des services d'urgence ou des autorités responsables de l'immeuble avant de permettre la réintégration des locaux.