Politique sur la violence et le harcèlement
Kotn souhaite se conformer à ses obligations légales telles qu'elles sont énoncées dans la législation applicable actuelle, et plus précisément offrir à son personnel un milieu de travail exempt de toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
Kotn favorise des interactions harmonieuses basées sur la confiance, le soutien mutuel et le respect, et s'engage à utiliser des moyens raisonnables pour prévenir ou mettre fin à toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail dans son environnement de travail chaque fois qu'une telle conduite est signalée.
OBJECTIFS
Offrir un milieu de travail exempt de toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
Sensibiliser et informer le personnel pour prévenir toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
Promouvoir le respect entre les personnes.
Protéger la dignité et l'intégrité physique et psychologique du personnel.
Fournir le soutien nécessaire au personnel qui se croit victime de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail par l'établissement d'une procédure d'aide et de recours.
APPLICATION
Cette politique s'applique à l'ensemble du personnel, y compris les gestionnaires et les cadres supérieurs, de Kotn. Elle s'applique également aux tiers, incluant, mais sans s'y limiter, les visiteurs, la clientèle, les fournisseurs et les sous-traitants.
Cette politique s'applique à tous les incidents liés au travail, survenant à l'intérieur ou à l'extérieur du lieu de travail, pendant ou en dehors des heures de travail régulières, dans la mesure où ces incidents affectent l'environnement de travail de Kotn. La politique s'applique également à l'utilisation des médias sociaux et aux activités sociales (célébrations, activités d'équipe, etc.).
Cette politique ne prive pas le personnel de ses recours, dans les délais prescrits, tels qu'établis dans la législation en vigueur ou leur entente d'emploi.
DÉFINITIONS
Harcèlement
Le harcèlement au travail est une conduite offensante sous forme de comportements, de commentaires ou de gestes qui répondent à ces quatre critères:
Il est répété;
IIl est hostile ou non désiré;
Il porte atteinte à la dignité et à l'intégrité psychologique ou physique d'un membre du personnel;
Il crée un environnement de travail néfaste.
Un seul incident grave de ce type de mauvaise conduite peut également constituer du harcèlement au travail lorsqu'il a le même effet durable et néfaste sur la personne plaignante.
Le harcèlement au travail englobe également le harcèlement sexuel et le harcèlement discriminatoire.
Harcèlement sexuel
Toute conduite, tout commentaire, tout geste ou tout contact de nature sexuelle non désiré en référence à l'orientation sexuelle, à l'identité sexuelle ou à l'expression de l'identité sexuelle qui est susceptible de causer de l'offense ou de l'humiliation à quelqu'un, ou qui peut, selon des motifs raisonnables, être perçu par cette personne comme conditionnant l'emploi ou toute opportunité de formation ou de promotion à une condition de nature sexuelle.
Harcèlement discriminatoire
Cette politique couvre également tout harcèlement discriminatoire basé sur un ou plusieurs des motifs suivants : race, origine nationale ou ethnique, couleur, grossesse, religion, âge, genre, orientation ou identité sexuelle, état civil, situation familiale, handicap ou une condamnation pour laquelle un pardon a été accordé.
Violence au travail
La violence au travail désigne tout comportement, toute conduite, toute menace ou tout geste d'une personne envers une autre, au travail ou dans un contexte lié au travail, qui peut causer un préjudice physique, une blessure ou une maladie.
Les situations suivantes ne constituent pas en soi du harcèlement, de la discrimination et/ou de la violence au travail:
Les actions des gestionnaires prévues dans leurs descriptions de poste, même si ces actions peuvent parfois avoir des conséquences désagréables;
L'évaluation du rendement et la gestion de la performance au travail;
Les mesures correctives ou disciplinaires justifiées;
Les désaccords ou dissensions entre collègues ou avec un gestionnaire;
Les gestes accidentels et non intentionnels, par exemple, un client qui trébuche et heurte un membre du personnel.
PRINCIPES DIRECTEURS
Kotn s'engage à:
Ne tolérer aucune forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail et à utiliser des moyens raisonnables pour mettre fin à toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail si cela se produit et lui est signalé conformément à la présente politique;
Assurer l'application et la distribution cohérentes de la présente politique à tout le personnel;
Traiter toutes les plaintes de façon diligente et impartiale;
Utiliser des moyens raisonnables pour que les personnes plaignantes, les témoins et les autres personnes concernées ne subissent aucun préjudice et ne soient pas soumises à des représailles;
Traiter toutes les informations relatives aux plaintes avec confidentialité, sauf si ces informations sont requises dans le cadre d'une enquête ou d'un processus disciplinaire ou autrement requis par toute exigence légale ou réglementaire;
Sensibiliser le personnel à la responsabilité partagée d'assurer un milieu de travail exempt de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
Le personnel doit s'engager à :
Se comporter sans aucune forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
PROCEDURE FOR HANDLING COMPLAINTS
A member of the personnel who believes they are being subjected to harassment, discrimination, and/or workplace violence may speak to their immediate or hierarchical supervisor. If their manager is doing the alleged harassment, they may speak to another manager or the people operations manager.
A manager who learns (whether by observing it, hearing it second hand, or hearing it first hand) that a member of personnel believes they are being subjected to harassment, discrimination, and/or workplace violence is responsible to notify the People Operations Manager and rectifying. If the circumstance requires additional escalation and support, depending on the severity of the situation, the manager is responsible to bring this to the attention of the CEO.
The Complainant must undertake steps, formally or informally, within 2 years of the last occurrence of the offending conduct, unless they can demonstrate that they were unable to act in the prescribed period.
The inability to act is characterized by circumstances beyond the person’s control, despite his or her diligence, that prevented him or her from making a complaint in the prescribed period. Ignorance of the prescribed period for making a complaint as set out in this policy does not qualify as an inability to act. All situations shall be assessed on a case-by-case basis at Kotn’s discretion.
Kotn reserves the right to intervene at any time, whether a complaint has been made or not or whether it has been withdrawn or whenever there are reasons to believe that harassment, discrimination, and/or a workplace violence situation may exist.
2. The person mandated by management to processes the complaint:
Analyzes the complaint;
Meets with the complainant;
Decides on the admissibility of the allegations in accordance with the present policy;
Informs the complainant in writing of the decision regarding the admissibility of the complaint and outlines subsequent steps of the process;
Email Format:
Dear [complainant]
We have come to a decision regarding the admissibility of your complaint.(outline decision with reason)
We are committed to taking the following actionable steps in the timeline below to provide you with resolution, as we are taking your complaint seriously:(outline next steps with timelines)
If the allegations are deemed to be admissible, summarily informs the subject of the complaint about harassment, discrimination, and/or workplace violence of the allegations against him or her and outlines subsequent steps of the process;
3. When the complaint is deemed to be admissible, the Leadership team informs Kotn’s Legal Counsel, which may independently mandate, in a timely manner, an investigator or an external investigator, (at their discretion) to carry out an investigation and write an investigation report;
At any time during the complaint-management process, the Leadership team may take any interim measure deemed to be necessary;
An informal complaint-management process may be implemented at any time, insofar as circumstances permit, including but not limited to mediation.
DECISION
Following receipt of the investigation report by the Leadership team, the complainant and the person to whom the complaint relates are informed in writing of the results of the investigation. This communication also includes the implementation of preventive, corrective or follow-up actions, if any, deemed appropriate.
Confidentiality and privacy
At all times during the investigation, detailed information about the complaint is kept in a confidential file accessible only to persons authorized to view such information as part of their functions. The names of the persons involved in the complaint and the contents of the complaint remain confidential unless this information is needed for an investigation or disciplinary action or required or permitted by law or unless the persons concerned grant their consent to such disclosure.
Record-keeping
No information is recorded in the employee file of the persons involved in the complaint process. Only the information regarding administrative and/or disciplinary measures may be kept in the employee file of the person to whom such measures are applied, with reference to the complaint record.
Sanctions for non-compliance
Kotn shall take appropriate measures of an administrative and/or disciplinary nature (up to and including dismissal if the perpetrator is a member of Kotn’s personnel), against any person who engages in harassment, discrimination, and/or workplace violence.
Any person in breach of the present policy is guilty of a serious infraction and is subject to administrative and/or disciplinary measures, up to and including dismissal.
Reprisal
No reprisal shall be tolerated against any person who discloses, in good faith, a situation they believe to be harassment, discrimination and/or workplace violence or who provides information regarding a complaint or an incident of this nature.
A member of the personnel who engages in reprisal of whatever nature or threaten reprisal shall be subject to administrative and/or disciplinary measures, up to and including dismissal.
Dishonest or bad faith complaints and false statements
A member of personnel who knowingly makes an unjustified complaint, false statements as part of an investigation or an abusive use of the present policy may be subject to administrative and/or disciplinary measures, up to and including dismissal.
Laws, regulations and policy
In the event of incompatibility between the content of the present policy and any government laws or regulations, the latter shall prevail.
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique remplace et abroge toutes les politiques et pratiques antérieures et entre en vigueur en septembre 2021.