Politique sur la violence et le harcèlement
Kotn souhaite se conformer à ses obligations légales telles qu'elles sont énoncées dans la législation applicable actuelle, et plus précisément offrir à son personnel un milieu de travail exempt de toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
Kotn favorise des interactions harmonieuses basées sur la confiance, le soutien mutuel et le respect, et s'engage à utiliser des moyens raisonnables pour prévenir ou mettre fin à toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail dans son environnement de travail chaque fois qu'une telle conduite est signalée.
OBJECTIFS
Offrir un milieu de travail exempt de toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
Sensibiliser et informer le personnel pour prévenir toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
Promouvoir le respect entre les personnes.
Protéger la dignité et l'intégrité physique et psychologique du personnel.
Fournir le soutien nécessaire au personnel qui se croit victime de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail par l'établissement d'une procédure d'aide et de recours.
APPLICATION
Cette politique s'applique à l'ensemble du personnel, y compris les gestionnaires et les cadres supérieurs, de Kotn. Elle s'applique également aux tiers, incluant, mais sans s'y limiter, les visiteurs, la clientèle, les fournisseurs et les sous-traitants.
Cette politique s'applique à tous les incidents liés au travail, survenant à l'intérieur ou à l'extérieur du lieu de travail, pendant ou en dehors des heures de travail régulières, dans la mesure où ces incidents affectent l'environnement de travail de Kotn. La politique s'applique également à l'utilisation des médias sociaux et aux activités sociales (célébrations, activités d'équipe, etc.).
Cette politique ne prive pas le personnel de ses recours, dans les délais prescrits, tels qu'établis dans la législation en vigueur ou leur entente d'emploi.
DÉFINITIONS
Harcèlement
Le harcèlement au travail est une conduite offensante sous forme de comportements, de commentaires ou de gestes qui répondent à ces quatre critères:
Il est répété;
IIl est hostile ou non désiré;
Il porte atteinte à la dignité et à l'intégrité psychologique ou physique d'un membre du personnel;
Il crée un environnement de travail néfaste.
Un seul incident grave de ce type de mauvaise conduite peut également constituer du harcèlement au travail lorsqu'il a le même effet durable et néfaste sur la personne plaignante.
Le harcèlement au travail englobe également le harcèlement sexuel et le harcèlement discriminatoire.
Harcèlement sexuel
Toute conduite, tout commentaire, tout geste ou tout contact de nature sexuelle non désiré en référence à l'orientation sexuelle, à l'identité sexuelle ou à l'expression de l'identité sexuelle qui est susceptible de causer de l'offense ou de l'humiliation à quelqu'un, ou qui peut, selon des motifs raisonnables, être perçu par cette personne comme conditionnant l'emploi ou toute opportunité de formation ou de promotion à une condition de nature sexuelle.
Harcèlement discriminatoire
Cette politique couvre également tout harcèlement discriminatoire basé sur un ou plusieurs des motifs suivants : race, origine nationale ou ethnique, couleur, grossesse, religion, âge, genre, orientation ou identité sexuelle, état civil, situation familiale, handicap ou une condamnation pour laquelle un pardon a été accordé.
Violence au travail
La violence au travail désigne tout comportement, toute conduite, toute menace ou tout geste d'une personne envers une autre, au travail ou dans un contexte lié au travail, qui peut causer un préjudice physique, une blessure ou une maladie.
Les situations suivantes ne constituent pas en soi du harcèlement, de la discrimination et/ou de la violence au travail:
Les actions des gestionnaires prévues dans leurs descriptions de poste, même si ces actions peuvent parfois avoir des conséquences désagréables;
L'évaluation du rendement et la gestion de la performance au travail;
Les mesures correctives ou disciplinaires justifiées;
Les désaccords ou dissensions entre collègues ou avec un gestionnaire;
Les gestes accidentels et non intentionnels, par exemple, un client qui trébuche et heurte un membre du personnel.
PRINCIPES DIRECTEURS
Kotn s'engage à:
Ne tolérer aucune forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail et à utiliser des moyens raisonnables pour mettre fin à toute forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail si cela se produit et lui est signalé conformément à la présente politique;
Assurer l'application et la distribution cohérentes de la présente politique à tout le personnel;
Traiter toutes les plaintes de façon diligente et impartiale;
Utiliser des moyens raisonnables pour que les personnes plaignantes, les témoins et les autres personnes concernées ne subissent aucun préjudice et ne soient pas soumises à des représailles;
Traiter toutes les informations relatives aux plaintes avec confidentialité, sauf si ces informations sont requises dans le cadre d'une enquête ou d'un processus disciplinaire ou autrement requis par toute exigence légale ou réglementaire;
Sensibiliser le personnel à la responsabilité partagée d'assurer un milieu de travail exempt de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
Le personnel doit s'engager à :
Se comporter sans aucune forme de harcèlement, de discrimination et/ou de violence au travail.
PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES PLAINTES
1.
Si tu as des raisons de croire que tu subis du harcèlement, de la discrimination ou de la violence en milieu de travail, tu peux en informer ton personnel d'encadrement direct ou supérieur. Si les allégations de harcèlement visent ton personnel d'encadrement direct, tu peux t'adresser à une autre personne de l'équipe de gestion ou à la gestion de l'équipe de la culture et du talent (People Operations).
Toute personne de l'équipe de gestion qui apprend (par observation, de source indirecte ou de source directe) qu'un membre du personnel estime subir du harcèlement, de la discrimination ou de la violence en milieu de travail a la responsabilité d'en informer la gestion de l'équipe de la culture et du talent (People Operations) et de rectifier la situation. Si les circonstances exigent un soutien ou une transmission aux instances supérieures à cause de la gravité de la situation, la responsabilité d'en informer la direction générale incombe à la gestion.
Le dépôt d'une plainte officielle ou informelle doit être entrepris dans un délai de 2 ans suivant la dernière manifestation de la conduite répréhensible, à moins de pouvoir démontrer une incapacité d'agir au cours de la période prescrite.
L'incapacité d'agir se caractérise par des circonstances indépendantes de la volonté de la personne qui, malgré sa diligence, l'ont empêchée de déposer une plainte dans le délai prescrit. L'ignorance du délai de dépôt prévu par cette politique ne constitue pas une incapacité d'agir. Toutes les situations seront évaluées au cas par cas, à la discrétion de Kotn.
Kotn reserves the right to intervene at any time, whether a complaint has been made or not or whether it has been withdrawn or whenever there are reasons to believe that harassment, discrimination, and/or a workplace violence situation may exist.
2.
La personne mandatée par la gestion pour traiter la plainte accomplit les tâches suivantes :
Analyse la plainte;
Rencontre la partie plaignante;
Se prononce sur la recevabilité des allégations conformément à la présente politique;
Informe par écrit la partie plaignante de la décision concernant la recevabilité de la plainte et présente les étapes suivantes du processus;
Modèle de courriel :
Bonjour [Nom de la partie plaignante],Une décision a été prise concernant la recevabilité de ta plainte.
(Présenter la décision et sa justification)
Nous prenons ta situation très au sérieux. C'est pourquoi nous nous engageons à prendre les mesures concrètes suivantes, selon l'échéancier ci-dessous, afin de trouver une résolution :
(Présenter les étapes suivantes et les échéances)
Si les allégations sont jugées recevables, informe sommairement la personne visée par la plainte de harcèlement, de discrimination ou de violence en milieu de travail des allégations formulées à son endroit et lui présente les étapes suivantes du processus;
3.
Lorsque la plainte est jugée recevable, l'équipe de direction en informe le conseiller juridique ou la conseillère juridique de Kotn. À sa discrétion, cette personne peut mandater rapidement un membre du personnel d'enquête ou faire appel à des services d'enquête externes afin de mener une enquête et de rédiger un rapport d'enquête;
En tout temps durant le processus de gestion des plaintes, l'équipe de direction peut prendre toute mesure provisoire jugée nécessaire;
Un processus informel de gestion des plaintes peut être mis en place en tout temps dans la mesure où les circonstances le permettent, ce qui comprend, sans s'y limiter, la médiation.
DÉCISION
Suivant la réception du rapport d'enquête par l'équipe de direction, la partie plaignante ainsi que la personne visée par la plainte sont informées par écrit des conclusions de l'enquête. Cette communication présente également la mise en œuvre de toute mesure préventive, corrective ou de suivi jugée appropriée, s'il y a lieu.
Confidentialité et vie privée
En tout temps durant l'enquête, les renseignements détaillés concernant la plainte sont conservés dans un dossier confidentiel accessible uniquement aux personnes autorisées à les consulter dans le cadre de leurs fonctions. Les noms des personnes impliquées dans la plainte et le contenu de celle-ci demeurent confidentiels, à moins que ces renseignements ne soient nécessaires à l'enquête ou à l'application d'une mesure disciplinaire, qu'ils soient requis ou permis par la loi, ou que les personnes concernées ne consentent à leur divulgation.
Tenue des dossiers
Aucun renseignement n'est consigné au dossier d'employé des personnes participant au processus de plainte. Seuls les renseignements relatifs aux mesures administratives ou disciplinaires peuvent être conservés dans le dossier d'employé de la personne à qui ces mesures s'appliquent, avec une référence au dossier de plainte.
Sanctions en cas de non-conformité
Kotn prendra les mesures administratives ou disciplinaires appropriées (pouvant aller jusqu'au congédiement si l'auteur ou l'auteure des faits fait partie du personnel de Kotn) à l'encontre de toute personne qui se livre à du harcèlement, à de la discrimination ou à de la violence en milieu de travail.
Tout manquement à la présente politique constitue une infraction grave et expose la personne responsable à des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.
Représailles
Aucune représailles ne sera tolérée à l'encontre d'une personne qui signale de bonne foi une situation qu'elle croit être du harcèlement, de la discrimination ou de la violence en milieu de travail, ou qui fournit des renseignements concernant une plainte ou un incident de cette nature.
Tout membre du personnel qui se livre à des représailles de quelque nature que ce soit ou qui menace d'en exercer s'expose à des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.
Plaintes malhonnêtes, de mauvaise foi ou fausses déclarations
Tout membre du personnel qui formule sciemment une plainte injustifiée, qui fait de fausses déclarations dans le cadre d'une enquête ou qui fait un usage abusif de la présente politique peut s'exposer à des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.
Lois, règlements et politiques
En cas d'incompatibilité entre le contenu de la présente politique et les lois ou règlements gouvernementaux, ces derniers prévaudront.
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique remplace et abroge toutes les politiques et pratiques antérieures et entre en vigueur en septembre 2021.