Gestion du temps et des présences
OBJECTIF
Cette politique vise à s'assurer que l'ensemble du personnel comprend l'importance de la ponctualité et de l'assiduité. Elle soutient la conformité avec les normes du travail et les lois sur les droits de la personne des différentes provinces, tout en s'alignant sur nos valeurs d'organisation axées sur la fiabilité et la responsabilité. Les activités de commerce de détail reposent sur l'interdépendance de tous les membres de l'équipe. Cette politique s'applique conjointement avec les politiques de l'organisation concernant les heures de travail, l'engagement envers les droits de la personne, l'assiduité et l'absentéisme, ainsi que la discipline progressive.
PORTÉE
Cette politique s'applique à l'ensemble des membres du personnel de Kotn, ce qui comprend l'équipe à temps plein, à temps partiel, sur appel et temporaire.
DÉFINITIONS
Pour clarifier les attentes et les procédures, voici les définitions en vigueur :
Retard mineur : Arrivée au travail ou retour d'une pause jusqu'à 4 minutes après l'heure prévue.
Retard majeur : Arrivée au travail ou retour d'une pause désignée 5 minutes ou plus après l'heure prévue.
Absence non autorisée : Absence du travail sans approbation préalable (par exemple, signaler le matin même une indisponibilité en raison de projets familiaux).
Absence pour maladie : Incapacité à effectuer un quart de travail prévu en raison de la maladie, avec avis préalable.
Absence non signalée : Absence du travail sans avis préalable, ce qui est considéré comme inacceptable en vertu de cette politique.
Absence involontaire : Absence ou retard hors du contrôle raisonnable du membre du personnel, comme une maladie légitime, des conditions météorologiques extrêmes ou une urgence inévitable.
Absence volontaire ou contrôlable : Absence ou retard sous le contrôle du membre du personnel, comme une panne d'oreiller, le fait d'ignorer la circulation ou des projets personnels qui entrent en conflit avec les heures de travail.
Quart de travail prévu : Période pendant laquelle ta présence est attendue au travail, conformément à ton entente d'emploi.
Pauses : Périodes désignées pour le repos durant la journée de travail, ce qui comprend la pause-repas non payée et toute autre période de repos accordée par l'organisation.
ÉLÉMENTS DE LA POLITIQUE
Il t'incombe d'arriver à l'heure pour tes quarts de travail prévus ou de donner un préavis le plus tôt possible en cas d'impossibilité d'arriver à l'heure.
Heures et jours de travail : Respecte les quarts de travail qui te sont assignés.
Pour maintenir l'efficacité opérationnelle et l'équité, Kotn applique une politique structurée en matière de retards. Les membres de l'équipe ont droit aux écarts suivants sur une période de 6 mois :
Retard mineur : Jusqu'à 4 minutes de retard, un maximum de 3 fois (comptabilisé comme « retard mineur »).
Retard majeur : 5 minutes ou plus de retard, un maximum de 3 fois (comptabilisé comme « retard majeur »).
Absence pour maladie : Tu peux t'absenter pour cause de maladie jusqu'à un nombre maximal de fois, conformément à la législation du travail en vigueur dans ta province d'emploi principale.
Le fait de dépasser le nombre autorisé de retards mineurs, de retards majeurs ou d'absences pour maladie peut entraîner un examen de la situation et des mesures supplémentaires, y compris des mesures disciplinaires conformes à nos attentes en matière d'assiduité.
Si tu prévois avoir du retard, préviens ta gestionnaire ou ton gestionnaire le plus tôt possible, avant le début de ton quart de travail. Envoie un avis par téléphone et par courriel pour expliquer le motif de ton retard et indiquer ton heure d'arrivée prévue. Tout manquement à cette obligation d'informer la gestion pourrait entraîner des mesures disciplinaires immédiates.
Kotn privilégie une approche de discipline progressive pour gérer les retards répétés. Les cas qui dépassent les seuils minimaux acceptés et soulignés ci-dessus feront l'objet de mesures disciplinaires. Selon la gravité de la situation ou ses répercussions sur les activités, des mesures disciplinaires plus immédiates pourraient être prises, à la discrétion de la direction de Kotn.
Kotn soutiendra et accommodera les membres du personnel qui demandent un accommodement (conformément à notre engagement envers les droits de la personne) ou qui fournissent des explications raisonnables (y compris la maladie) pour leurs retards ou leurs absences. Ces absences ne seront pas combinées avec les retards ou les absences volontaires.
SUIVI ET DOCUMENTATION
La gestion des points de vente est responsable du suivi des retards du personnel et de la documentation de chaque situation (date, heure, motif et mesures prises). Des examens réguliers permettront de cibler les tendances et de régler les problèmes rapidement. Utilise [le suivi des retards ici].
En cas de retard mineur, de maladie ou de retard majeur, la gestion appliquera les conséquences prévues, ce qui comprend les avertissements verbaux et écrits ainsi que les rencontres individuelles. Merci de mettre l'équipe de la culture et du talent (People Ops) en copie conforme pour obtenir du soutien.
VARIATIONS RÉGIONALES
Comme Kotn exerce ses activités dans plusieurs régions, cette politique sera ajustée au besoin afin de respecter les lois du travail locales et les normes culturelles. Les personnes responsables de la supervision et le personnel des ressources humaines doivent s'assurer que les adaptations régionales s'alignent à la fois sur les réglementations locales et sur le cadre d'action de Kotn.
RÉVISION ET MISE À JOUR
Cette politique sera révisée annuellement pour garantir son efficacité ainsi que sa conformité avec les normes du travail et les lois sur les droits de la personne. Des mises à jour seront effectuées pour refléter tout changement dans la législation ou dans nos pratiques.
QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS
Toutes les mesures disciplinaires seront appliquées de manière uniforme et sans discrimination fondée sur l'un des motifs protégés par la législation sur les droits de la personne de la province d'emploi. Cela peut inclure la race, l'ascendance, le lieu d'origine, la couleur, l'origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'expression de genre, l'âge, l'état civil, la situation familiale, le handicap ou tout autre motif protégé non mentionné dans la province d'emploi visée. Toutes les mesures disciplinaires seront justes et raisonnables, garantissant qu'aucun membre du personnel ne soit touché de manière disproportionnée en fonction de ces motifs protégés.
Nous t'encourageons à communiquer avec l'équipe de la culture et du talent (People Ops) ou avec toute personne de l'équipe de gestion des points de vente si tu as des questions au sujet de cette politique.